1.    Verantwortlicher

 

Stadt Bochum

Der Oberbürgermeister

Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation

Personalentwicklung

Rathaus, Willy-Brandt-Platz 2-6

44777 Bochum

Tel.: +49 234 910-2147

E-Mail: personalentwicklung@bochum.de

 

Die technische Realisierung (Hosting der Moodle-Plattform, Videoserver) wird unterstützt durch Dienstleister, die gem. Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter ausschließlich im vertraglichen Rahmen nach Weisung des Verantwortlichen handeln.

 

2.    Datenschutzbeauftragte/r

 

Frau Grahner

Rathaus, Willy-Brandt-Platz 2-6

44777 Bochum

Tel.: +49 234 910-2052

E-Mail: datenschutz@bochum.de

 

3.    Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien, Löschfristen

 

 

Die Stadt Bochum bietet mit dem Lernmanagementsystem Moodle den Dozent*innen und Kursteilnehmer*innen eine Lehr- und Lernplattform an. Dazu werden auch personenbezogene Daten der Nutzer*innen und der Dozent*innen verarbeitet.

 

Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einem Web-Seminar von Ihnen selber in das System eingebracht werden.

 

Zum Teil benötigen wir für die Verarbeitung von Daten, die Sie optional eingeben, Ihre Einwilligung. Für welche Daten das gilt, wird in dieser Datenschutzerklärung erläutert.

 

Hinweis: Hinsichtlich der Datenschutzerklärung ist formal lediglich Ihre Kenntnisnahme erforderlich. Aus technischen Gründen lässt sich Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der optional eingegebenen Daten nicht von der gleichzeitig erforderlichen Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung trennen. Wir bitte um Ihr Verständnis.

 

 

3.1.        Systemregistrierung, Benutzerkonto, Benutzerprofil

 

Alle Beschäftigten der Stadt Bochum, die über eine E-Mail-Adresse verfügen, werden von Seiten der Personalentwicklung/Systemadministration in der Lernplattform registriert; ein Benutzerprofil wird angelegt mit Ihrem Vor- und Zunamen sowie Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse.

 

Ihr Benutzerprofil können Sie selber optional ergänzen, u. a. um weitere Kontaktdaten oder um ein Foto von Ihnen (siehe „Profil bearbeiten“). Dies geschieht freiwillig. Die freiwillig eingegebenen Daten können von Ihnen selber geändert oder gelöscht werden.

 

Für die Verarbeitung dieser Daten ist Ihre Einwilligung erforderlich.  

 

Die Kontaktdaten des Nutzerprofils (inklusive der jeweiligen E-Mailadresse) sind für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen des jeweiligen Kurses sichtbar.

 

Falls Sie als Externe*r an digitalen Kursen im Rahmen einer Aus- oder Fortbildung teilnehmen, die die Stadt Bochum anbietet (z. B. im Rahmen der Rettungsdienstschule der Feuerwehr Bochum) wird die Systemregistrierung über den Systemadministrator realisiert.

 

Im Benutzerkonto wird gespeichert, welche Kurse Sie besucht haben. Über das Nutzerkonto können Sie auch nach Ende der Veranstaltung auf Lerninhalte und eigene, eingebrachte Beiträge und Dokumente zugreifen (Wissensmanagement), so lange Sie über ein Benutzerkonto verfügen.

 

Die Systemregistrierung bzw. das Benutzerkonto und das Benutzerprofil kann nur von den Administratoren der Lernplattform gelöscht werden. Dies kann auch auf Antrag der/des Betroffenen an den Systemadministrator geschehen.

 

Eine Systemregistrierung kann auch für einen befristeten Zeitraum vergeben werden, in dem Fall werden die im Benutzerprofil gespeicherten Daten nach Ablauf des angegebenen Zeitraums gelöscht.

 

3.2.        Kursbereiche, Kurse, Blöcke und Aktivitätsmodule

 

Inhaltsdaten, d. h. Daten/Dokumente, die Sie während der Teilnahme an einem Kurs eingeben oder die von Ihnen auf die Lernplattformhochgeladen werden, werden so lange gespeichert, wie der Kurs auf der Plattform vorgehalten wird. Dies dient dazu, dass Sie auch nach Abschluss des Kurses auf diese Inhalte zugreifen können, so lange Sie im System registriert sind. Die Teilnehmenden werden durch die Personalentwicklung oder die Stelle, die Ihnen die Teilnahme ermöglicht hat, darüber informiert, wie lange bestimmte Kurse auf der Lernplattform verfügbar bleiben.

 

3.3.        Daten der Dozent*innen

 

Auf der Lernplattform werden auch Daten von Ihnen gespeichert, wenn Sie als Dozent*in tätig sind, mindestens Ihr Name sowie weitere Angaben zur Person, inhaltliche Beiträge und Kontaktdaten, die für Lernangebote erforderlich sind, die Sie auf vertraglicher Grundlage durchführen.

 

3.4.        Cookies

 

Ein Cookie ist eine Textinformation, die von einer besuchten Website über den Browser auf Ihrem Rechner platziert wird.

 

Standardmäßig wird MoodleSession genutzt, der erforderlich ist, um nach dem Login auf alle Inhalte und die richtige Seite zugreifen zu können. Nach dem Ausloggen bzw. Schließen Ihres Browsers wird dieser Cookie automatisch gelöscht.

 

Dieses Coolkie ist notwendig, um die technische Funktionalität der Moodle-Plattform sicherzustellen. Rechtgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, d. h. das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der technischen Realisierung des Lernangebots.

 

Der Cookie MoodleID dient dem persönlichen Komfort. Dieser Cookie speichert Ihren Username in Form einer RC4-Chiffre in Ihrem Browser und übermittelt diesen bei jedem Kontakt mit unserem Server. Es ist damit möglich, dass bei einem neuen Einloggen auf unserem Moodle-Server, der Username bereits automatisch in das Login-Formular eingetragen wird. Sie können diesen Cookie verbieten, müssen dann aber bei jedem Login Ihren Usernamen selbst wieder eingeben. Dieser Cookie hat eine Gültigkeit von 60 Tagen und wird nach Ablauf dieser Zeit von Ihrem Browser automatisch gelöscht.

 

Dieses Cookie dient dem besseren Handling der Plattform für Sie. Rechtsgrundlagen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d. h. Ihre Einwilligung. Sie bestimmen bei der Anmeldung auf der Seite, ob Sie den Cookie nutzen.

 

 

3.5.        Protokolldaten, Löschfristen

 

Protokolldaten der Nutzung, insbesondere zu welcher Zeit auf welche Bestandteile der Lehrangebote und Profile anderer Nutzer Sie zugegriffen haben, ggf. auch, ob Sie gestellte Aufgaben erledigt haben, sowie ob und wie Sie in Kursen mitgewirkt haben, werden automatisch auf dem Server erstellt.

 

Diese Daten werden ausschließlich zur Lösung technischer Probleme und - anonymisiert - zu statistischen Zwecken und zur Verbesserung der digitalen Angebote durch die Personalentwicklung genutzt. Eine personenbezogene Auswertung erfolgt nicht. Für Beschäftigte der Stadt Bochum wird zudem auf die Dienstvereinbarung zur technikunterstützten Informationsverarbeitung (DV TUIV) verwiesen.

 

Protokolldaten werden gelöscht, wenn sie zur Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn der Kurs und alle Informationen dazu von der Plattform genommen wird (siehe auch Punkt 3.2). Soweit es sich um Einzelveranstaltungen handelt, sollte dies im Mittel nach 2 Jahren der Fall sein. Soweit Lerninhalte auf der Plattform permanent verfügbar bleiben (Wissensbewahrung, Weiterentwicklung der Lerninhalte) verbleiben die Informationen entsprechend länger.

 

Informationen über die Protokolldaten finden Sie auch nochmal in Ihrem Benutzerprofil unter „Datenschutz und Richtlinien“. Aufbau und Inhalt der Informationsseite dort ist systembedingt. Die erforderlichen zusätzlichen Erläuterungen finden Sie hier in der Datenschutzerklärung.

 

4.    Wesentliche Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

 

Die Verarbeitung der Daten der Beschäftigten erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) i. V. m. § 18 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) (Datenverarbeitung im Beschäftigtenkontext für Maßnahmen der Personalentwicklung) und hinsichtlich der von den Teilnehmenden freiwillig in das System eingebrachten Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO i. V. m. § 18 DSG NRW (Einwilligung des Beschäftigten).

 

Die Verarbeitung der Daten Externe, die an Angeboten der Stadt Bochum teilnehmen, erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertrag/Vereinbarung mit dem Kooperationspartner über Aus- und Fortbildungen) sowie hinsichtlich der von den teilnehmenden in das System eingebrachten Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO (Einwilligung).

 

Die Verarbeitung der Daten externer Dozent*innen erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertrag/Vereinbarung) sowie hinsichtlich der von den teilnehmenden in das System eingebrachten Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO (Einwilligung).

 

Für die Verarbeitung von Daten, die Sie optional eingeben (Profildaten)

 

5. Empfänger / Weitergabe von Daten

 

Ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Lernangeboten verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

 

Teilnahmebestätigungen oder Leistungsnachweise werden bei Bedarf von Ihnen selber aus dem System heraus generiert. An welche Stellen Sie den Nachweis weitergeben sollen, ergibt sich aus der Kursbeschreibung bzw. dem erzeugten Nachweis. Es erfolgt keine automatisierte Weitergabe von Daten.

 

7. Rechte der betroffenen Personen

 

Sie haben, soweit die gesetzlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind, als betroffene Person folgende Rechte (Art. 15 ff. DSGVO):

 

-       Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten

-       Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten

-       Recht auf Löschung oder Einschränkung der Datenverarbeitung

-       Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung wegen besonderer Umstände

-       Recht auf Beschwerde an die Aufsichtsbehörde bei Datenschutzverstößen

 

9. Aufsichtsbehörde

 

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die

 

Landesbeauftragte für Datenschutz und

Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2 - 4

40213 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-999

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

Bitte sprechen Sie bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten zuerst die Moodle-Verantwortlichen der Stadt Bochum bzw. die Datenschutzbeauftragten an. In vielen Fällen lassen sich so Fragen klären und Beschwerden lösen.

 

Hinweis: Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf der Lernplattform in Ihrem Profil unter Datenschutz und Richtlinien.